SkatteFUNN dokumentasjon
Slik dokumenterer du riktig og unngår problemer ved kontroll.
Dokumentasjon er kritisk
Uten riktig dokumentasjon risikerer du å miste hele skattefradraget ved kontroll. Skatteetaten har 10 år på seg til å kontrollere SkatteFUNN-prosjekter. Start med god dokumentasjon fra dag én.
Hva må dokumenteres?
Prosjektbeskrivelse
PåkrevdDetaljert beskrivelse av FoU-prosjektet, mål, metode og forventet resultat
- •Beskriv den tekniske usikkerheten tydelig
- •Forklar hva som er nytt sammenlignet med kjent teknologi
- •Sett klare, målbare suksesskriterier
Timelogg/timeregnskap
PåkrevdDetaljert oversikt over timer brukt på FoU-aktiviteter per ansatt
- •Før timer fortløpende, ikke i etterkant
- •Beskriv hvilken FoU-aktivitet timene gjelder
- •Skill tydelig mellom FoU og andre aktiviteter
Kostnadsregnskap
PåkrevdDokumentasjon av alle FoU-relaterte kostnader som føres i prosjektet
- •Skill ut FoU-kostnader fra driftskostnader
- •Dokumentér innkjøp fra FoU-institusjoner
- •Hold orden på materialkostnader
Fremdriftsrapporter
AnbefaltPeriodiske rapporter som dokumenterer fremgang og resultater
- •Beskriv hva som er oppnådd vs. plan
- •Dokumentér tekniske utfordringer og løsninger
- •Inkluder testresultater og måledata
Teknisk dokumentasjon
AnbefaltTekniske spesifikasjoner, testrapporter og designdokumenter
- •Dokumentér hypoteser og eksperimenter
- •Behold alle versjoner av prototyper
- •Ta vare på mislykkede forsøk - de viser FoU
Slik fører du timeregnskap
Timeregnskap er det viktigste dokumentasjonskravet. Her er et eksempel på hvordan en god timelogg kan se ut:
| Dato | Ansatt | Timer | FoU-aktivitet |
|---|---|---|---|
| 15.01.2025 | Ola Nordmann | 6 | Testing av algoritme v2.3 - ytelsesmålinger med nye parametre |
| 15.01.2025 | Kari Hansen | 4 | Analyse av testresultater fra sensormodul - feilsøking |
| 16.01.2025 | Ola Nordmann | 7 | Implementering av ny filtrering basert på gårsdagens tester |
- • Beskriv konkret hva som ble gjort, ikke bare "FoU-arbeid"
- • Før timer daglig eller ukentlig - ikke ved årsslutt
- • Inkluder referanse til delprosjekt eller milepæl hvis relevant
Sjekkliste for dokumentasjon
Hva skjer ved kontroll?
Skatteetaten sender varsel
Du får brev om at de vil kontrollere et eller flere SkatteFUNN-prosjekter.
Du sender dokumentasjon
Timeregnskap, kostnadsbilag, prosjektbeskrivelse og rapporter må fremlegges.
Vurdering og eventuelt møte
Skatteetaten vurderer dokumentasjonen. De kan be om møte eller ytterligere info.
Vedtak
Du får vedtak om godkjenning, delvis godkjenning, eller avslag med krav om tilbakebetaling.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lenge må jeg oppbevare dokumentasjonen?
Du må oppbevare all dokumentasjon i minimum 10 år etter at skattemeldingen er levert. Dette gjelder timeregnskap, kostnadsbilag, prosjektbeskrivelser og all annen relevant dokumentasjon.
Hva skjer hvis dokumentasjonen er mangelfull?
Ved kontroll fra Skatteetaten kan manglende dokumentasjon føre til at fradraget reduseres eller bortfaller helt. I verste fall kan du måtte tilbakebetale fradrag med renter og eventuelt tilleggsskatt.
Hvordan dokumenterer jeg timer for ansatte som jobber deltid på FoU?
Ansatte som jobber både med FoU og andre oppgaver må føre timer separat for FoU-arbeid. Bruk en timelogg der FoU-aktiviteten beskrives konkret for hver dag eller uke.
Kan jeg bruke Excel til timeregnskap?
Ja, Excel fungerer fint så lenge det inneholder dato, ansatt, antall timer og beskrivelse av FoU-aktivitet. Mange bruker også dedikerte timeføringssystemer. Det viktigste er konsistens og detaljer.
Må jeg rapportere til Forskningsrådet underveis?
Ja, du må levere årlig fremdriftsrapport til Forskningsrådet og en sluttrapport når prosjektet avsluttes. Disse rapportene er viktige for å dokumentere at prosjektet gjennomføres som planlagt.
Start med en god søknad
En godt strukturert søknad legger grunnlaget for god dokumentasjon gjennom hele prosjektet. Vår AI genererer søknader med klare milepæler og aktiviteter.
Start søknad (fra 1 000 kr) →
